数字が苦手な人ほど会議で損をする。AIで「上司が聞きたい3行」を整える方法

▼ 表は作ったのに、会議で止まってしまう

たつや

月次の表を、日曜の夜まで埋めました。

あさみ

細かく作ったのに、会議では言葉が出ません。

たつや

『結局、今月はどうなの？』で止まります。

あさみ

説明を重ねるほど、何を決めたいのかがぼやけます。

ライト

表の出来と、報告の準備は別です。

ライト

先に置くのは、判断に必要な3行です。

数字に苦手意識を持つと、会議の前に表を細かくして安心したくなることがあります。僕もそうでした。訪問記録を見返し、区分を増やし、抜けがないように並べる。表が詳しくなれば、問われても大丈夫になると思っていたからです。

けれど、詳しい表を作ることと、会議で報告することは同じではありません。会議で相手が必要としているのは、一覧ではなく判断材料です。この記事では、売上・進捗の報告で何度も詰まり、受け手の側に回ってからようやく見つけた「結論・論点・判断依頼」の3行と、そこへAIを清書係として使う方法を紹介します。

先に型だけを言うと、会議では「結論」「論点」「判断依頼」の3行を置きます。ここからは、その順番にたどり着くまでの失敗と、AIをどこまで使うかを話します。

最初に断っておくと、売上表そのものをAIに丸ごと渡したことはありません。実際に使ったのは、固有名詞や数値を伏せた構造メモの壁打ちです。原表を使う一般的な手順は後で示します。体験としては、AIが答えを出したのではなく、考えるべき形を整える補助をしたにすぎません。

僕は長い間、「自分は数字が苦手な人間だ」と思ってきました。けれど、その苦手意識は算数の話だけではありませんでした。子どものころ、成績を理由に塾へ入れないと言われた記憶が、数字を示されるたびに呼び戻されていたのだと思います。

新卒で教育企業の営業になり、遠隔地の高校を担当していたころ、月曜の社内会議は一週間でほぼ唯一、数字を対面で問われる場でした。火曜から金曜まで外回りをし、日曜の夜には車内で書き溜めた日報とメールを見ながら、進捗表を更新する。準備していたのは、学校ごとの訪問記録、提案中の区分、受注見込み、前月からの動きが並ぶ表でした。

ただ、表を前にして最初に考えていたのは「何を伝えるか」ではありませんでした。どの数字から話せば怒られないかでした。

その頃は、表の上から読んでいました。前回の訪問、個別の進捗、次の学校――時系列に沿って説明すれば、丁寧に準備したことが伝わると思っていたのです。けれど、何校か説明したところで、会議では全体として今月が上振れなのか下振れなのかを問われました。そこで止まり、表の合計欄を見て、「計画に対して厳しい着地になりそうです」と言い直しました。

差分の大きい区分は分かっていました。それでも原因をうまく言葉にできず、断定して責められることを避けようとして、曖昧にしました。会議後は「ここまで表を作ったのに、なぜ伝わらないのか」と感じましたが、車の中でようやく気づきました。準備したのは表であって、報告ではなかった。

データを伝えるときは、正確なデータを土台に、文脈と次に勧める行動を示すことが大切です。当時足りなかったのも、表の正確さというより、「だから会議で何を判断したいのか」という文脈でした。

表の上から読むのは、丁寧さではなく、話し手の安心順だった

後になってリーダー業務を持ち、メンバーの報告を受ける側に回りました。そこで、表を上から読み始める人を見て、ようやく自分がやっていたことに気づきました。

受け手として最初に知りたかったのは、三つだけでした。結局どうなのか。何が論点なのか。今日、何を決めればよいのか。 全ての経緯を聞きたいわけではなかったのです。

以前は、時系列、一覧、合計という順番で話していました。それは、話し手にとっての安心順です。全部の答案を見せてから採点を聞くようなやり方でした。けれど会議は、採点の場ではなく、一緒に判断する場です。

もちろん、これはすべての会議に当てはまる型ではありません。事故・クレームのように、分かっていることを時系列で即座に共有すべき局面もあります。差分が複数の構造的な要因にまたがり、1本の論点に絞るときれいな嘘になる場面もあります。そういうときは、「これは3行にできません。表を見ながら論点を三つ並べさせてください」と言うほうが誠実です。

ただ、通常の月次・週次の進捗報告では、まず3行の入口を置くことで、表の説明を判断のための会話へ変えられます。

この3行でいちばん大事なのは、3行目です。事実と論点は、相手も表を見れば確認できます。しかし、何を決めてほしいかは、報告する側にしか置けません。表を作る時間を少し減らしてでも、「今日の判断依頼は何か」を考える時間を取るようになってから、準備の中身が変わりました。

会議前の動悸まで消えたわけではありません。方法を変えても、身体は簡単に安心しません。それでも、1行目を口に出す順番は変えられました。

▽ AIに任せるのは、考えることではなく、型の下書き

AIは売上の原因を当てる人ではない

正直、AIを使うと、数字が苦手な自分を隠せるように思うかもしれません。数字を丸投げしてしまいたい気持ちはあります。でも、それでは「数字を読めない自分」を残したまま、言葉だけを整えることになります。

AIに渡したのは、原表ではなく、次のような匿名化した構造メモでした。

構造メモの例
「区分Aが計画比で悪化している。訪問頻度は維持している。競合の動きはあるが、差分の原因は未確定。月曜の会議で、上長に3行で報告したい。」

依頼したのは、1行目に着地の見通し、2行目に断定しない原因の仮説と未確認事項、3行目に判断してほしいことを置く、という整形です。使えたのは構成の型でした。「現時点では未確認」といった、事実から逃げずに保留を置く語彙は助けになりました。

一方で、AIは入力にないことも整然と補います。「計画を下回った」とだけ書いたとき、AIは季節要因の可能性を足してきました。別の場面では、競合の価格施策の影響らしき文脈を加えてきました。文章としては自然です。でも、日報のどこにも根拠がないなら、その一文は使えません。

当時は、自分の訪問設計にも確認すべき点があると見ていました。AIのやさしい説明をそのまま使えば、自分が見るべき問題まで文章で隠すところでした。だから僕は、AIの出力と日報を二者照合し、根拠のない一文は全部消すようにしました。確認者が自分だけだった運用の弱さは残っていますが、少なくともAIの文章を根拠にしない線は引けます。

生成AIの出力は、そのまま会議で読まず、正しいかを利用者が確認する必要があります。AIの役割は、原因を断定したり、会議の空気を読んで判断依頼を決めたりすることではありません。会議で何を決めたいかを自分で考えた後に、3行の形を整える清書係です。

原表を使う前に、会議用の構造メモへ分ける

構造メモをつくる段階では、次の5つを分けます。

売上の構造メモを「会議で話す3行」へ整えるプロンプト

以下のプロンプトは、原表を自分で確認し、組織のルール上利用が許可された環境で使う前提です。著者自身の実践に近いのは、原表そのものではなく、匿名化した構造メモを渡す方法です。角括弧内には、原表・日報などで確認した情報だけを入れてください。

▽ AIの下書きを、会議で使える自分の言葉に戻す

会議の60秒前に、人が見る5項目

AIの出力をそのまま読まないために、日報のどこに根拠があるかを見ます。原表を扱う場合は、日報に加えて原表の数値も確認します。重要な数値や対外判断に関わる内容は、上長・担当部門・社内ルールに従って確認します。会議前に見るのは、長いチェックリストではなく次の5項目です。

「現時点では未確認」は、逃げの言葉ではありません。次に確認することを置く言葉です。反対に、根拠のない「可能性が高い」は、文章がなめらかな分だけ危ない。AIに書かせた文章ほど、根拠の場所を確かめます。

AIに任せないと決めたのは、原因の断定と、判断依頼の内容です。会議室で誰が何を気にしているか、どの判断が今のチームに必要かは、現場にいる人間にしか決められません。そこを外した3行は、数字が正しくても役に立ちません。

▼ 3行で、会議の判断を前に進める

たつや

会議で表を読む前に、3行を置くんですね。

あさみ

今どうなのか。何が未確認か。何を決めたいか。

たつや

数字を詳しく見せるより、先に判断を置く。

あさみ

それで、会議の入口が変わるんですね。

ライト

そうです。AIは答えを出す人ではありません。

ライト

確認した内容を、3行に整える清書係です。

ライト

次の会議では、表を読む前に3行を置いてみてください。

すべての挑戦者の手に、勝てる「戦略」を。戦略を知れば、世界は読み解けるゲームに変わる。その確信と武器を届けることが僕のミッションだ。